Exemplarstatus

FOLIO verwendet eine dreiteilige Funktion für den Exemplarstatus. Die drei Faktoren sind Verfügbarkeit, Benötigt für und Prozess.

Sobald sie entwickelt sind, werden die drei Faktoren für den Exemplarstatus zusammenwirken, um die Funktionalität zu steuern und Statusinformationen im Exemplardatensatz anzuzeigen. Beispielsweise könnte ein Exemplar mit dem Verfügbarkeitswert “Ausgeliehen” und dem Benötigt für-Wert “Semesterapparat” einen Prozess auslösen, der das Exemplar bei Rückgabe an die Zuständigen für Semesterapparate weiterleitet und verhindert, dass andere Benutzende das Exemplar in der Zwischenzeit anfordern.

Derzeit ist nur Verfügbarkeit implementiert. In verschiedenen FOLIO-Anwendungen wird dies als Exemplarstatus bezeichnet.

Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit eines Bandes beschreibt Informationen darüber, wo sich ein Band befindet oder ob er Ausgeliehen werde kann. In FOLIO wird die Verfügbarkeit derzeit als Exemplarstatus bezeichnet.

Die Verfügbarkeit ist ein erforderlicher Wert für einen Band. Sie kann nicht direkt bearbeitet werden; stattdessen wird der Verfügbarkeitswert durch FOLIO-Prozesse wie Datenimport, Bestellung eines Bandes, Rückgabe eines Bandes oder Markierung eines Exemplar als fehlenden gesetzt.

Die Verfügbarkeit eines Exemplares steuert, ob er ausgeliehen und angefordert werden kann, auch wenn die geltende Ausleihregel die Ausleihe des Exemplares ansonsten erlauben würde. Wenn ein Mitarbeiter über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, kann er diese Ausleih- und Anforderungsbeschränkungen außer Kraft setzen.

Benötigt für

Benötigt für ist noch nicht in FOLIO implementiert.

Nach der Implementierung von Benötigt für wird es Bibliotheken möglich sein, einen Arbeitsablauf für einen Exemplar festzulegen, dem es folgen soll, wenn es für einen bestimmten Zweck von Mitarbeitern oder Benutzenden benötigt wird. Einige Beispiele für die Verwendung von “Benötigt für” sind die Anforderung von Exemplaren, die Aufnahme von Exemplaren in die Semesterapparaten oder der Versand eines Exemplares zum Binden. Benötigt für ist ein optionaler Wert.

Prozess

Prozess ist in FOLIO noch nicht implementiert.

Sobald er implementiert ist, wird Prozess einen internen Prozess beschreiben, in dem sich ein Exemplar befindet. Übliche Prozesse sind z.B. Digitalisierung, Exemplarreparatur oder Katalogisierung. Prozess wird ein optionaler Wert sein.

Wie sich der Exemplarstatus während der Ausleihe ändert

Wenn eine FOLIO-Bibliothek auf den Status eines Exemplares angewiesen ist, um Informationen an die Nutzenden weiterzugeben und zu kontrollieren, wie das Exemplar benutzt wird, sollte sie sich im Klaren darüber sein, wie sich der Exemplarstatus im Rahmen der Ausleihe ändert (Anfordern, Ausleihen und Rückgabe).

Wenn ein Artikel von einem Nutzenden angefordert wird, kann sich der Status des Artikels in “Ausgeliehen” ändern, oder wenn das Exemplar derzeit ausgeliehen ist, kann er sich in “In Transport” ändern, wenn der Artikel zurückgegeben wird. Wenn ein Exemplar an einen Nutzenden ausgeliehen wird, ändert sich der Status des Exemplares in Ausgeliehen. Wenn ein Medium eingecheckt wird, kann sich der Status des Exemplares in Verfügbar oder In Transport ändern, je nachdem, welchen Status es hat oder wo es sich befand, als es in der Rückgabe-App gescannt wurde.

Ein Beispiel:

Angenommen, eine Bibliothek beschließt, den Status “Eingeschränkt” zu verwenden, um anzuzeigen, dass eine bestimmte Sammlung nur dann benutzt werden darf, wenn die Benutzer vorher eine Genehmigung für den Zugang erhalten haben. Wenn der Bibliotheksmitarbeiter dann ein Exemplar mit dem Status “Eingeschränkt” an einen zugelassenen Benutzer ausleiht, ändert sich der Status dieses Exemplars in “Ausgeliehen”.

Wird das Exemplar wieder ausgeliehen, ändert sich der Status in “Verfügbar” oder “In Transit”; FOLIO ändert den Status nicht automatisch in “Eingeschränkt”. Die Bibliothek müsste Berichtswerkzeuge oder andere Arbeitsabläufe verwenden, um das Exemplar zu identifizieren, wenn es zurückgegeben wird, und den Status wieder auf Eingeschränkt ändern.

Derzeit implementierte Exemplarstatus

Statusbezeichnung	Beschreibung	Apps, die diesen Status verwenden	Kann das Exemplar ausgeliehen werden?	Kann das Exemplar angefordert werden?
Statusbezeichnung	Beschreibung	Apps, die diesen Status verwenden	Kann das Exemplar ausgeliehen werden?	Kann das Exemplar angefordert werden?
Angeblich zurückgegeben (Claimed returned)	Ein Benutzer hat das Exemplar ausgeliehen und der Bibliothek mitgeteilt, dass er es zurückgegeben hat, aber es gibt keinen Eintrag in FOLIO, dass das Exemplar zurückgegeben wurde, und das Exemplar kann nicht gefunden werden. Bibliotheken können den Status “Angeblich zurückgegeben” in Workflows verwenden, während sie nach dem Exemplar suchen.	Ein Exemplar kann in der Personen-App als “Angeblich zurückgegeben” markiert werden.	Ein “Angeblich zurückgegeben”-Exemplar kann nicht an einen Benutzer ausgeliehen werden; diese Einschränkung kann nicht übersteuert werden.	Ein “Angeblich zurückgegeben”-Exemplar kann  nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Arbeitsdatensatz (Intellectual item)	Das Exemplar ist ein Platzhalter oder ein Dummy-Datensatz; ein physisches Exemplar existiert nicht. Bibliotheken können dies für elektronische Datensätze, für die Analysezwecke oder für jedes Szenario verwenden, in dem sie einen Datensatz für ein Exemplar benötigen, das physisch nicht existiert.	Ein Exemplar kann über die App Katalog oder Datenimport als Arbeitsdatensatz markiert werden.	Ein Arbeitsdatensatz-Exemplar kann nicht an einen Benutzer ausgeliehen werden; diese Einschränkung kann nicht übersteuert werden.	Ein Arbeitsdatensatz-Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Ausgeliehen (Checked out)	Das Exemplar ist an einen Benutzer ausgeliehen.	Ein Exemplar wird nur von der Ausleih-App automatisch als ausgeliehen markiert.	Ein ausgeliehenes Exemplar befindet sich bereits in einem ausgeliehenen Zustand; der Versuch, es erneut auszuleihen, wird daher scheitern.	Ein ausgeliehenes Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Ausgesondert (Withdrawn)	Das Exemplar ist aus dem Bestand der Bibliothek ausgesondert worden.	Ein Exemplar kann über die App Katalog oder Datenimport als ausgesondert markiert werden.	Ein ausgesondertes Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; FOLIO zeigt dem Mitarbeiter eine Warnung an und erlaubt dann die Ausleihe, wenn der Mitarbeiter bestätigt, dass er fortfahren möchte. Wenn die Ausleihe erfolgt, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Ein ausgesondertes Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
beschränkt (Restricted)	Das Exemplar ist verfügbar, aber die Bibliothek möchte darauf hinweisen, dass der Zugang zu diesem Exemplar eingeschränkt ist.	Ein Exemplar kann über die App Katalog oder Datenimport als beschränkt markiert werden.	Ein “Beschränkt”-Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein “Beschränkt”-Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Bestellt (Paged)	Das Exemplar hatte den Status “Verfügbar” und wurde dann von einem Benutzer bestellt; der Anforderungsprozess ändert den Status des Exemplars in “Bestellt”.	Dieser Status wird automatisch von FOLIO Systemprozessen gesetzt und kann nicht manuell in einer App gesetzt werden.	Ein bestelltes Exemplar kann an den bestellenden Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein bestelltes Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht (erneut) bestellt werden.
Bestellung abgeschlossen (Order closed)	Der mit dem Exemplar verknüpfte Bestellvorgang wurde abgeschlossen und das Exemplar ist nicht eingegangen.	Ein Exemplar wird von der App Bestellungen automatisch als “Bestellung abgeschlossen” markiert, wenn eine Bestellung abgeschlossen ist und das Exemplar noch nicht eingegangen ist. Er kann auch über die App Datenimport als “Bestellung abgeschlossen” markiert werden.	Ein “Bestellung abgeschlossen”-Exemplar kann OHNE Warnung an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein “Bestellung abgeschlossen”-Exemplar kann in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht vorgemerkt oder bestellt werden.
Für verloren erklärt (Declared lost)	Ein Benutzer hat das Exemplar ausgeliehen und der Bibliothek mitgeteilt, dass er es nicht mehr zurückgeben kann. In der Regel wird dies verwendet, wenn ein Benutzer ein Exemplar verloren hat oder dieser so beschädigt wurde, dass es nicht mehr repariert werden kann, der Benutzer aber nicht warten möchte, bis der Gegenstand automatisch den Status “Verloren erklärt” erhält.	Ein Exemplar kann in der Personen-App als “Für verloren erklärt” markiert werden.	Ein “Für verloren erklärt”-Exemplar kann nicht an einen Benutzer ausgeliehen werden; diese Einschränkung kann nicht übersteuert werden.	Ein “Für verloren erklärt”-Exemplar kann  nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Im Abholregal (Awaiting pickup)	Das Exemplar ist angefordert und befindet sich nun am Abholort, wo es auf den Benutzer wartet, der es ausleihen möchte.	Ein Exemplar wird von der Rückgabe-App als “Im Abholregal” markiert.	Ein “Im Abholregal”-Exemplar kann an den anfragenden Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein Exemplar, das “Im Abholregal” steht, kann vorgemerkt und auf das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
im Erwerbungsvorgang (On order)	Das Exemplar wurde erworben, ist aber noch nicht eingetroffen.	Ein Exemplar wird von der App Bestellungen automatisch als im Erwerbungsvorgang markiert, wenn die Bestellung einen Datensatz erstellt; oder durch die App Datenimport.	Ein “im Erwerbungsvorgang”-Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein im Erwerbungsvorgang befindliches Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
In Bearbeitung (nicht bestellbar) (In process (not requestable))	Das Exemplar wird vom Bibliothekspersonal bearbeitet und kann von den Benutzern nicht angefordert werden.	Ein Exemplar kann über die App Katalog oder Datenimport auf “In Bearbeitung (nicht bestellbar)” gesetzt werden.	Ein “In Bearbeitung (nicht bestellbar)"-Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; wenn dies geschieht, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Ein “In Bearbeitung (nicht bestellbar)"-Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
in Bearbeitung (In process)	Das Exemplar ist in der Bibliothek eingegangen, aber noch nicht zur Ausleihe bereit.	Ein Exemplar wird automatisch als “In Bearbeitung” markiert, wenn es über die App Rücknahme gebucht wird. Exemplare können auch über die Datenimport-App als in Bearbeitung markiert werden.	Ein in Bearbeitung befindliches Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein in Bearbeitung befindliches Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
in Transport (In transit)	Das Exemplar bewegt sich derzeit zwischen zwei Servicestellen.	Ein Exemplar wird von der App Ausleihe oder Datenimport automatisch als “in Transport” markiert. Wenn ein Exemplar durch den Datenimport als “in Transport” gekennzeichnet ist, werden in der Inventar-App keine Servicestelleninformationen angezeigt.	Ein “in Transport”-Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein in Transport befindliches Exemplar kann vorgemerkt und in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Lang vermisst (Long missing)	Das Exemplar ist nicht an einen Benutzer ausgeliehen und kann nicht gefunden werden. Dieser Status kann zusammen mit dem Status “Vermisst” verwendet werden, um Bibliotheken die Möglichkeit zu geben, mehrmals nach einem Exemplar zu suchen, bevor sie es für ausgesondert erklären.	Ein Exemplar kann in der Personen-App oder der Katalog-App als lange vermisst markiert werden.	Ein lang vermisstes Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; FOLIO zeigt dem Mitarbeiter eine Warnung an und erlaubt dann die Ausleihe, wenn der Mitarbeiter bestätigt, dass er fortfahren möchte. Wenn die Ausleihe erfolgt, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Ein lang vermisstes Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Nicht verfügbar (Unavailable)	Das Exemplar ist für Benutzer nicht verfügbar.	Ein Exemplar kann über die App Katalog oder Datenimport als nicht verfügbar markiert werden.	Ein nicht verfügbares Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein nicht verfügbares Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Unbekannt (Unknown)	Die Verfügbarkeit des Exemplars ist nicht bekannt.	Ein Exemplar kann über die App Inventar oder Datenimport als Unbekannt markiert werden.	Ein “Unbekannt”-Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein “Unbekannt”-Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Verfügbar (Available)	Das Exemplar ist bereit für die Ausleihe.	Ein Artikel kann von den Apps Katalog, Rücknahme oder Datenimport als verfügbar markiert werden. Die Katalog-App setzt einen Exemplar automatisch als verfügbar, wenn ein Exemplardatensatz manuell in der App erstellt wird.	Ein verfügbares Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; in diesem Fall ändert sich der Status des Exemplars in Ausgeliehen.	Ein verfügbares Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in ein Abholregal gestellt werden, es kann jedoch bestellt werden.
Verloren erklärt (Aged to lost)	Das Exemplar wurde von einem Benutzer ausgeliehen, der ihn nicht zurückgegeben hat. Nach einer bestimmten Zeitspanne wird das Exemplar als veraltet bis verloren markiert und der Benutzer muss in der Regel für den Ersatz des Exemplars aufkommen.	Dieser Status wird automatisch von FOLIO Systemprozessen gesetzt und kann nicht manuell in einer App gesetzt werden.	Ein verloren gegangenes Exemplar kann nicht an einen Benutzer ausgeliehen werden; diese Einschränkung kann nicht aufgehoben werden.	Eine als verloren gemeldetes Exemplar kann nicht angefordert, vorgemerkt oder oder bestellt werden.
Verloren und bezahlt (Lost and paid)	Dieser Exemplar wurde von einem Benutzer ausgeliehen, der ihn nicht zurückgegeben hat; der Gegenstand wurde als “Für verloren erklärt” oder “Verloren erklärt” markiert. Die Bibliothek und der Benutzer haben sich dann über die damit verbundene Ersatzzahlung geeinigt. Sobald diese Klärung erfolgt ist, wird das Exemplar als verloren und bezahlt markiert.	Dieser Status wird automatisch von FOLIO Systemprozessen gesetzt und kann nicht manuell in einer App gesetzt werden.	Ein “Verloren und bezahlt-“Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; FOLIO zeigt dem Mitarbeiter eine Warnung an und erlaubt dann die Ausleihe, wenn der Mitarbeiter bestätigt, dass er fortfahren möchte. Wenn die Ausleihe erfolgt, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Ein “Verloren und bezahlt”-Exemplar kann nicht vorgemerkt oder in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht bestellt werden.
Vermisst (Missing)	Das Exemplar ist nicht an einen Benutzer ausgeliehen und kann nicht gefunden werden. Dieser Status wird in der Regel verwendet, wenn die Bibliothek noch nach dem Exemplar sucht oder abwartet, ob es wieder auftaucht.	Ein Exemplar kann über die Apps Katalog oder Datenimport als vermisst.	Ein vermisstes Exemplar kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; FOLIO zeigt dem Mitarbeiter eine Warnung an und erlaubt dann die Ausleihe, wenn der Mitarbeiter bestätigt, dass er fortfahren möchte. Wenn die Ausleihe erfolgt, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Ein vermisstes Exemplar kann in das Abholregal gestellt werden; es kann nicht vorgemerkt oder bestellt werden.
Warten auf Lieferung (Awaiting delivery)	Das Exemplar wurde zur Lieferung angefordert, ist aber noch nicht an den Benutzer ausgeliehen und befindet sich im Lieferprozess. Dieser Status weist in der Regel auf ein Problem bei der Lieferung hin; ein Exemplar, der nicht ausgeliefert werden kann, hat den Status “Ausgeliehen”.	Dieser Status wird von der Rückgabe-App vergeben.	Ein Exemplar, das auf Lieferung wartet, kann an einen Benutzer ausgeliehen werden; wenn dies geschieht, ändert sich der Status des Artikels in Ausgeliehen.	Eine Lieferung in der Warteschleife kann angefordert und in ein Abholregal gestellt werden; sie kann nicht bestellt werden.

Zuletzt geändert 15.02.2023