TUB HH [ERM] - Vorgangstemplate: Paket - Verlängerung

Quellen: Originalquelle & GBV

Stand 2022-02-03

Vereinbarung

  • Neue Vereinbarungsperiode eingeben
  • Wenn vorhanden neue Stornierungsfrist eingeben
  • Bei neuem Lizenzvertrag:
    • Zunächst den verknüpften (alten) Lizenzvertrag vom Status “wirkend” auf “abgelaufen” setzen
    • den neuen Lizenzvertrag (sobald angelegt) verknüfen und den Status “wirkend” vergeben
    • den alten und den neuen Vertrag im Akkordeon “Zugehörige Vereinbarungen” miteinander verknüpfen Lizenzvertrag

a) Der Lizenzvertrag ist noch gültig (z.B. Gültigkeitszeitraum 3 Jahre)

  • In der Lizenzverträge-App sind keine Änderungen notwendig

b) Der Lizenzvertrag wurde verlängert (keine Änderungen)

  • In der Lizenzverträge-App muss das Enddatum des Lizenzvertrages angepasst werden

c) Es gibt einen neuen Lizenzvertrag mit einer neuen Lizenzperiode

  • Vertrag ist abgeschlossen und ggf. schon unterzeichnet

  • Vertrag auf J unter elektronische Materialien speichern

  • Ist der Vertrag durchsuchbar? Wenn nicht, zur Bearbeitung an Herrn Cordes weitergeben.

  • den aktuellen Lizenzvertrag in der Lizenzverträge-App anlegen, zur Vereinfachung können der vorherige Vertrag oder Teile des Vertrags dubliziert werden.

  • Organisationen verknüpfen und Rolle vergeben

  • Als Zeitraum die Zeit angeben, in der der Vertrag gültig ist (bei Konsortialverträgen, den Lizenzzeitraum für das Konsortium, auch wenn wir später beigetreten sind)

  • Interne Kontakte: Fachreferat verknüpfen (kann man gut aus dem ACQ übernehmen)

  • Lizenzbedingungen eingeben

  • Lizenzvertrag und ggf. weitere Dokumente in Folio speichern

  • Den neuen Lizenzvertrag in der eManagement-App verknüpfen (siehe Vereinbarung) Organisationen-App

  • anhand der aktuell vorliegenden Dokumente (Vertrag, E-Mails, Angebote) die Angaben zur Organisation überprüfen und ggf. korrigieren GOKb

a) Das Paket wird in der GOKb automatisiert aktualisiert:

  • Aktualisierung in der GOKb überprüfen
  • Aktualisierung in Folio überprüfen

b) Das Paket muss in der GOKb manuell aktualisiert werden:

  • neue KBART-Datei einspielen
  • Paketinformationen überprüfen
  • wurde die KBART-Datei korrekt eingespielt?
  • Übernahme/Aktualisierung in Folio überprüfen

c) Das Paket wird von einem anderen Kurator gepflegt:

  • Überprüfen ob Aktualisierung erfolgt ist
  • Überprüfung der Übernahme/Aktualisierung in Folio

d) Die Pakete werden jährlich erfasst:

  • Neues Paket anlegen (wenn selbst Kurator)
  • Prüfen, ob über Verlagswebseite KBART-Datei zur Verfügung gestellt wird (Link ggf. in der Organisationen-App)
  • Falls notwendig KBART-Datei beim Verlag anfordern
  • Ist die Plattform schon vorhanden? Wenn nicht, den Anbieter bearbeiten und die Plattform anlegen
  • Das Paket anlegen
  • KBART-Datei hochladen
  • Prüfen: Wurde die KBART-Liste korrekt hochgeladen? Werden die Titel im Paket angezeigt?
  • Hat das Hochladen der KBART-Datei nicht funktioniert, Fehler herausfinden (ggf. Rücksprache mit VZG/hbz)
  • Ist die KBART-Datei nur mit großem Aufwand korrigierbar, den Verlag anschreiben und um eine korrekte KBART-Datei bitten.
  • Übernahme des Pakets in Folio überprüfen
Zuletzt geändert 14.02.2023