TUB HH [Personen] - Benutzerkonten anlegen
Hinweis: Mit VZG (Personen): Berechtigungskonzepte ist mindesten Schritt 3 schon als spezifischer Punkt überflüssig. Einige andere werden sicher auch standardisiert(er) werden (Personengruppen). Schritt 6 ist wahrscheinlich obsolet, wenn Folio: Person Passwortrücksetzungs-E-Mail senden funktioniert (noch nicht probiert). Kurz, der Workflow ist leicht antik und evtl. eher überflüssig.
Workflow
1. Schritt: Personengruppe anlegen
Da die Benutzer einer Personengruppe zugeordnet werden, muss diese, wenn noch nicht vorhanden, vorher angelegt werden. Siehe GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Einstellungen (Personen): Personengruppen
Unser (alter, redundante Workflow)
- App “Einstellungen”>Personen>Allgemein>Personengruppen
- Es muss ein Name und ggf. eine Beschreibung eingegeben werden
2. Schritt: Adresstyp
Wird beim Benutzer auch eine Adresse hinterlegt, müssen vorher Adresstypen erstellt werden, wenn noch nicht vorhanden. Siehe GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Einstellungen (Personen): Adresstypen
- App “Einstellungen>Personen>Allgemein>Adresstyp
- Beispiele:
- Dienstanschrift
- Privatanschrift
3. Schritt: Berechtigungsgruppe erstellen
Wir verwenden die Berechtigungsgruppen, die im Verbund gemeinsam definiert wurden. Falls Bedarf an neuen besteht, sollte dies dort abgeklärt werden. Siehe GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Best Practice (Personen) > VZG (Personen): Berechtigungskonzepte.
Unser (alter, redundante Workflow)
- App “Einstellungen”>Personen>Allgemein>Berechtigungsgruppen
- Neu
- Der Berechtigungsgruppe einen Namen vergeben und eine passende Beschreibung
- Auf “Berechtigung hinzufügen” klicken
- Filter für “Berechtigungen” anwenden
- Die gewünschten Berechtigungen auswählen und speichern
- Die Berechtigungsgruppe speichern
4. Schritt: Benutzer anlegen
In der Personen-App mit dem “+” einen neuen Benutzer anlegen. Siehe GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Workflows Personen > Folio: Person anlegen
Minimal auszufüllen sind folgende Felder:
- Personeninformationen
- Nachname
- Personengruppe (für Folio-Nutzer die Gruppe “TUHH-Mitarbeiter”
- Status: Aktiv
- Benutzername (Wir verwenden die Kerberos-Kennung)
- Kontaktinformationen:
- Bevorzugte Kontaktmöglichkeit
5. Schritt: Berechtigungsgruppe zuweisen
Siehe GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Workflows Personen > Folio: Person Rechte zuweisen
- Nach dem Speichern, die Person im Bearbeitungs-Modus nochmal öffnen
- Im Akkordeon Systemberechtigungen eine oder mehrere Berechtigungen (Berechtigungsgruppen) vergeben
6. Schritt: Passwort für den Benutzer erstellen
Der offizielle Weg ist GBV FOLIO Dokumentation > Personen > Workflows Personen > Folio: Person Passwortrücksetzungs-E-Mail senden. Da der nicht funktionierte (bzw. aktuell zu testen, ob es geht), gab es auch den alternativen Weg über Einstellungen > Entwickler, wie folgt:
- In der App “Einstellungen”, “Entwickler” öffnen und die Einstellung “Passwd. anklicken
- Bei Systemkennung den Benutzernamen eingeben
- Neues Passwort vergeben und zur Bestätigung nochmal eingeben
- erstelltes “Standardpasswort” an Benutzer weiterleiten.
- Neues Passwort kann vom Nutzer nach dem Einloggen oben rechts vergeben werden.