Bestellungen suchen und exportieren

Quellen: Folio

Bestellung suchen

In der Ansicht Suche & Filter kann nach Bestellungen gesucht werden. Auf Bestellungen klicken, um die Suche zu starten. Die Suche nach Bestellposten ist standardmäßig ausgewählt. Oben im Such- und Filterbereich kann zwischen der Suche nach Bestellposten und der Suche nach Bestellungen hin- und hergeschaltet werden. Um nach Bestellungen zu suchen, die Suchbegriffe in das Feld eingeben. Die Dropdown-Liste Stichwort, um in einem der folgenden Felder zu suchen:

  • Stichwort. Durchsucht alle Felder in der Dropdown-Liste. Dies ist die Standardsuche.
  • Erstellungsdatum. Datum, an dem der Auftrag erstellt wurde.
  • Öffnungsdatum. Öffnungsdatum der Bestellung, an dem die Fonds belastet werden und die Interaktion mit der Katalog App stattfindet.
  • Bestellnummer. Die Bestellungsnummer.

Es kann auch nach Bestellungen gesucht werden, indem einer der Filter in der Ansicht Suche & Filter ausgewählt wird. Außerdem können die Filter nach einer Suche angewendet werden, um die Ergebnisse einzuschränken. In den folgenden Abschnitten sind weitere Informationen zu den Filtern zu finden.

Status

In der Ansicht Suche & Filter auf Status klicken und die entsprechenden Filter auswählen:

  • Abgeschlossen. Aufträge, die abgeschlossen sind.
  • Offen. Aufträge, die offen sind.
  • Ausstehend. Vorläufige Aufträge.

Präfix

Diese Schritte ausführen, um nach Bestellungen anhand des Präfixes der Bestellnummer zu suchen. Weitere Informationen zum Erstellen von Präfixwerten sind unter Einstellungen > Bestellungen > Präfixe zu finden.

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Präfix klicken.
  2. Das Präfix aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellposten angezeigt.

Suffix

Wie folgt vorgehen, um nach dem Suffix der Bestellnummer zu suchen. Weitere Informationen zum Erstellen von Suffix-Werten sind unter Einstellungen > Bestellungen > Suffixe zu finden.

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Suffix klicken.
  2. Das Suffix aus der Dropdown-Liste wählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellposten angezeigt.

Freigegeben

In der Ansicht Suche & Filter auf Freigegeben klicken und alle anwendbaren Filter auswählen:

  • Ja. Freigegebene Aufträge.
  • Nein. Noch nicht freigegebene Aufträge.

Erwerbungsteams

Um nach Aufträgen zu suchen, die einem bestimmten Erwerbungsteam zugeordnet sind, folgendermaßen vorgehen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Erwerbungsteam klicken.
  2. Das Erwerbungsteam aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Zugeordnet zu

Um nach Bestellungen zu suchen, die einer bestimmten Person zugeordnet sind, wie folgt vorgehen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Zugewiesen an klicken.
  2. Auf Person finden klicken.
  3. Im Dialog Person auswählen nach der Person suchen.
  4. Die Person wählen, nach der gefiltert werden soll. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Erstellt von

Um nach Bestellungen zu suchen, die von einer bestimmten Person erstellt wurden, wie folgt vorgehen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Erstellt von klicken.
  2. Auf Person finden klicken.
  3. Im Dialog Person auswählen nach der Person suchen.
  4. Die Person wählen, nach dem gefiltert werden soll. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Erstellungsdatum

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage des Erstellungsdatums zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Erstellungsdatum klicken.
  2. Ein Startdatum in das Feld Von und ein Enddatum in das Feld Bis eingeben.
  3. Auf Anwenden klicken. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Öffnungsdatum

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage des Öffnungsdatums zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Öffnungsdatum klicken.
  2. Ein Startdatum in das Feld Von und ein Enddatum in das Feld Bis eingeben.
  3. Auf Anwenden klicken. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Bestellungstyp

In der Ansicht Suche & Filter auf Bestellungstyp klicken und die entsprechenden Filter auswählen:

  • Einmalig. Einmalige Bestellungen.
  • Laufend. Laufende Bestellungen.

Lieferant

Um nach Bestellungen bei einem bestimmten Lieferanten zu suchen, folgendermaßen vorgehen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Lieferant klicken.
  2. Auf Organisationssuche klicken.
  3. Im Dialogfeld Organisation wählen nach dem Lieferanten suchen.
  4. Den Lieferanten wählen, nach dem gefiltert werden soll. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Tags

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen zu suchen, die mit bestimmten Tags versehen sind:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Tags klicken.
  2. Die Tags aus der Dropdown-Liste wählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Abschlussgrund

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage des Abschlussgrundes zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Abschlussgrund klicken.
  2. Den Abschlussgrund aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Erneut belasten

In der Ansicht Suche & Filter auf Erneut belasten klicken und alle anwendbaren Filter auswählen:

  1. Ja. Bestellungen, bei denen die Checkbox Erneut belasten aktiviert ist.
  2. Nein. Bestellungen, bei denen die Checkbox Erneut belasten nicht aktiviert ist.

Abonnement

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen für Abonnements zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Abonnement klicken.
  2. Den entsprechenden Filter wählen:
    • Ja. Abonnement.
    • Nein. Kein Abonnement.

Verlängerungsdatum

Folgendermaßen vorhehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage ihres Verlängerungsdatums zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Verlängerungsdatum klicken.
  2. Ein Startdatum in das Feld Von und ein Enddatum in das Feld Bis eingeben.
  3. Auf Anwenden klicken. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Manuelle Verlängerung

In der Ansicht Suche & Filter auf Manuelle Verlängerung klicken und alle zutreffenden Filter auswählen:

  • Ja. Bestellungen, bei denen die Checkbox Manuelle Verlängerung aktiviert ist.
  • Nein. Bestellungen, bei denen die Checkbox Manuelle Verlängerung nicht aktiviert ist.

Wiedervorlage-Zeitraum

Um nach Bestellungen innerhalb eines Wiedervorlage-Zeitraums (in Tagen) zu suchen, wie folgt vorgehen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Wiedervorlage-Zeitraum klicken.
  2. Den Wiedervorlage-Zeitraum in Tagen eingeben oder ihn auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Rechnungsadresse

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage der Rechnungsadresse zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Rechnungsadresse klicken.
  2. Die Rechnungsadresse aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Lieferadresse

Folgendermaßen vorgehen, um nach Bestellungen auf der Grundlage der Lieferadresse zu suchen:

  1. In der Ansicht Suche & Filter auf Lieferadresse klicken.
  2. Die Lieferadresse aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Suchergebnisse werden in der Ansicht Bestellungen angezeigt.

Suchergebnissen exportieren

Folgendermaßen vorgehen, um eine Datei mit Bestellinformationen im Format comma-separated values (.csv) zu exportieren:

In der Ansicht Suche & Filter das Aktionen > Ergebnisse exportieren (CSV) wählen.

Im Dialogfeld Export-Einstellungen wird die folgende Meldung angezeigt: “Dieser Export kann einige Minuten dauern. Wenn Sie die Seite neu laden oder schließen, wird der Export nicht abgeschlossen. Sobald die Datei fertig ist, kann es eine weitere Minute dauern, bis Ihr Browser das Herunterladen der Datei beendet hat. Sie können bei Bedarf in einer anderen Browser-Registerkarte weiter mit Bestellungen und Bestellposten arbeiten.”

Um alle Felder aus dem Bestellkopf zu exportieren, den Standardwert für zu exportierende Bestellfelder auf Alle gesetzt lassen. Wenn bestimmte Felder für den Export ausgewählt werden sollen, auf die Optionsschaltfläche unter “Alle” klicken und die Dropdown-Liste verwenden, um die spezifischen Felder auszuwählen, die exportiert werden sollen:

(Deutsch ergänzt, in FOLIO nur Englisch)

  • PO number prefix (Bestellnummer-Präfix)
  • PO number (Bestellpostennummer)
  • PO number suffix (Bestellpostennummer-Suffix)
  • Vendor (Lieferant)
  • Organization type (Art der Organisation)
  • Order type (Bestellungstyp)
  • Acquisitions units (Erwerbungsteams)
  • Approval date (Datum der Freigabe)
  • Assigned to (Zugewiesen an)
  • Bill to (Rechnungsadresse)
  • Ship to (Lieferadresse)
  • Manual (Manuell)
  • Re-encumber (Erneut belasten)
  • Created by (Erstellt von)
  • Created on (Erstellt am)
  • Note (Anmerkung)
  • Workflow status (Workflow-Status)
  • Approved (Freigegeben)
  • Renewal interval (Verlängerungsintervall)
  • Subscription (Abonnement)
  • Manual renewal (Manuelle Verlängerung)
  • Ongoing notes (Laufende Anmerkungen)
  • Review period (Wiedervorlage-Zeitraum)
  • Renewal date (Verlängerungsdatum)
  • Review date (Wiedervorlage-Datum)
  • PO tags (Bestellposten-Tags)

Um alle Felder der Bestellposten zu exportieren, lassen Sie den Standardwert der zu exportierenden Bestellposten auf Alle gesetzt. Um bestimmte Felder für den Export auszuwählen, klicken Sie auf das Optionsfeld unter “Alle” und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die zu exportierenden Felder aus:

(Deutsch ergänzt, in FOLIO nur Englisch)

  • POLine number (POLine-Nummer)
  • Title (Titel)
  • Instance UUID (Instanz UUID)
  • Subscription from (Abonnement von)
  • Subscription to (Abonnement bis)
  • Subscription interval (Intervall der Subskription)
  • Receiving note (Inventarisierung)
  • Publisher (Herausgeber)
  • Edition (Ausgabe)
  • Linked package (Verknüpftes Paket)
  • Contributor, Contributor type (Mitwirkender, Typ des Mitwirkenden)
  • Product ID, Qualifier, Product ID type (Produkt-ID, Qualifier, Produkt-ID-Typ)
  • Internal note (Interne Anmerkung)
  • Acquisition method (Erwerbungsarten)
  • Order format (Format der Bestellung)
  • Created on (PO line) (Erstellt am (Bestellposten))
  • Receipt date (Empfangsdatum)
  • Receipt status (Status des Zahlungseingangs)
  • Payment status (Status der Zahlung)
  • Source (Quelle)
  • Donor (Spender)
  • Selector (Selektor)
  • Requester (Antragsteller)
  • Cancellation restriction (Einschränkung der Stornierung)
  • Cancellation description (Beschreibung der Stornierung)
  • Rush (Eilig)
  • Collection (Abholung)
  • Line description (Beschreibung der Zeile)
  • Vendor reference number, reference type (Referenznummer des Lieferanten, Referenztyp)
  • Instructions to vendor (Anweisungen an den Lieferanten)
  • Account number (Kontonummer)
  • Physical unit price (Physischer Preis pro Team)
  • Quantity physical (Physische Menge)
  • Electronic unit price (Elektronischer Team-Einzelpreis)
  • Quantity electronic (Menge elektronisch)
  • Discount (Rabatt)
  • Estimated price (Geschätzter Preis)
  • Currency (Währung)
  • Fund code, Expense class, Value, Amount (Fondscode, Kostenart, Wert, Betrag)
  • Location, Quantity P, Quantity E (Standort, Menge P, Menge E)
  • Material supplier (Lieferant der Ressource)
  • Receipt due (Fällige Quittung)
  • Expected receipt date (Erwartetes Eingangsdatum)
  • Volumes (Volumina)
  • Create inventory (Katalog erstellen)
  • Material type (Materialarten)
  • Access provider (Zugangsprovider)
  • Activation status (Aktivierungsstatus)
  • Activation due (Aktivierung fällig)
  • Create inventory E (Katalog erstellen E)
  • Material type E (Materialarten E)
  • Trial (Probeabo)
  • Expected activation (Erwartete Aktivierung)
  • User limit (Personen Limit)
  • URL (URL)
  • POLinetags (POLinetags)
  • PO number prefix (PO-Nummer Präfix)
  • Renewal note (Anmerkung zur Verlängerung )

Sobald die Exportfelder ausgewählt wurden, auf die Schaltfläche Exportieren am unteren Rand des Dialogs klicken. Es wird eine .csv-Datei mit dem Namen “order-export-YYYY-MM-DD-HH_MM” heruntergeladen, die eine Zeile für jede in der Auswahlliste des Suchbereichs gefilterte Bestellung enthält. Wenn die Person den Export von Bestellposten gewählt hat und eine Bestellung mehrere Bestellposten enthält, enthält die Datei eine Zeile für jeden Bestellposten.

Zuletzt geändert 15.02.2023