Massenbearbeitung Personendatensätze
Quellen: Folio
Massenbearbeitung einer Datei vorbereiten
Die App Massenbearbeitung akzeptiert nur CSV-Dateien zum Hochladen. Die Datei darf nur eine Spalte mit Datensatzidentifikatoren enthalten.
In der Ansicht Kriterien festlegen:
- Personen unter Datensatztypen wählen.
- Den Datensatzidentifikatortyp in der Datei aus dem Dropdown-Menü Datensatzidentifikator wählen.
- Die CSV-Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen oder auf “Datei wählen, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen” klicken.
Übereinstimmende Datensätze mit der Vorschau anzeigen lassen
Sobald die CSV-Datei hochgeladen ist, wird die Anzahl der übereinstimmenden Datensätze oben in der Ansicht Massenbearbeitung angezeigt. In der Vorschau werden die ersten zehn gefundenen Ergebnisse angezeigt.
Die folgenden Informationen werden in der Ansicht Vorschau der übereinstimmenden Datensätze angezeigt:
- Status. Der Status der Person.
- Nachname. Der Nachname der Person.
- Vorname. Der Vorname der Person.
- Barcode. Der Barcode aus dem Personendatensatz.
- Personengruppe. Die Personengruppe, zu der die Person gehört.
- Kennung. Die Kennung der Person.
- E-Mail. Die E-Mail Adresse der Person.
- Ablaufdatum. Das Ablaufdatum des Personendatensatzes.
Wenn eine oder mehrere dieser Spalten in der Ansicht fehlen, auf die Schaltfläche Aktionen klicken und sie aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Fehlern verstehen
Wenn bei der Suche nach den übereinstimmenden Datensätzen Fehler gefunden wurden, werden diese im Akkordeon “Fehler” angezeigt.
Es werden zwei Spalten angezeigt:
- Datensatzidentifikator. Der Datensatzidentifikator für den Datensatz, bei dem der Fehler aufgetreten ist
- Fehlergrund. Der Grund, warum die Suche nicht zu einem passenden Datensatz geführt hat.
Änderungen vornehmen
Bearbeitete Datensätze zu FOLIO hochladen
- Auf die Schaltfläche Aktionen klicken.
- Aus dem Dropdown-Menü Massenbearbeitung starten (CSV) wählen.
- Die CSV-Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen oder auf “Datei wählen, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen” klicken.
- Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben.
Änderungen bestätigen
- Sobald die Datei hochgeladen ist, auf Weiter klicken.
- Um die Datensätze zu aktualisieren, auf Änderungen übernehmen klicken. Das Fenster schließt sich, und die bearbeiteten Datensätze werden in der Ansicht Vorschau der geänderten Datensätze angezeigt.
Massenbearbeitung ausführen
- In der Ansicht Kriterien festlegen sicherstellen, dass Datensatztypen auf Personen eingestellt ist.
- In der Ansicht Kriterien festlegen die Dropdown-Liste Datensatzidentifikator auswählen verwenden, um den Typ des Datensatzidentifikators in der CSV-Datei auszuwählen.
- Auf die Schaltfläche Aktionen klicken.
- Aus dem Dropdown-Menü Massenbearbeitung starten wählen.
- Unter Optionen auf die Dropdown-Liste klicken und das Feld wählen, das bearbeitet werden soll.
- Die zu bearbeitenden Daten eingeben.
- Um ein weiteres Feld während desselben Auftrags der Massenbearbeitung zu bearbeiten, auf das Pluszeichen am Ende der Zeile klicken. Eine weitere Zeile wird unter der/den vorhandenen Zeile(n) angezeigt.
- Um eine Zeile zu löschen, auf das Mülleimersymbol am Ende der Zeile klicken, die gelöscht werden soll. Die Zeile wird gelöscht.
- Auf Änderungen bestätigen klicken. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Vorschau der ersten 10 zu ändernden Datensätze.
- Um die Massenbearbeitung zu beenden, auf Bearbeitung fortsetzen klicken. Das Fenster wird geschlossen und die Bearbeitung kann fortgesetzt werden.
- Um eine Vorschau der gesamten Liste der Datensätze zu sehen, auf Vorschau herunterladen klicken. Eine CSV-Datei wird auf das lokales Gerät heruntergeladen.
- Um den Auftrag zur Massenbearbeitung auszuführen, auf Speichern & schließen klicken. Das Fenster wird geschlossen und das Banner oben in der Ansicht Massenbearbeitung zeigt die Anzahl der erfolgreich geänderten Datensätze an.
- Um die Liste der geänderten Datensätze herunterzuladen, auf die Schaltfläche Aktionen oben rechts in der Ansicht klicken.
- Geänderte CSV-Datensätze herunterladen klicken. Die CSV-Datei wird auf das lokales Gerät heruntergeladen.
E-Mail bearbeiten
- Unter Optionen die Option E-Mail aus der Dropdown-Liste wählen.
- Auf E-Mail klicken.
- Die einzige verfügbare Aktion ist Suchen/Ersetzen mit. Die Daten eingeben, die gesucht und ersetzt werden sollen.
- Auf Änderungen bestätigen klicken. Die Änderungen an der E-Mail werden auf die Personendatensätze angewendet.
Ablaufdatum bearbeiten
- Unter Optionen die Option Ablaufdatum aus der Dropdown-Liste wählen.
- Die einzige verfügbare Aktion ist Ersetzen durch.
- Das neue Datum im Format MM/TT/JJJJ eingeben oder auf den Kalender klicken, um das neue Datum auszuwählen.
- Auf Änderungen bestätigen klicken. Das neue Ablaufdatum wird auf die Personendatensätze angewendet.
Personengruppe bearbeiten
- Unter Optionen die Option Personengruppe aus der Dropdown-Liste wählen.
- Die einzige verfügbare Aktion ist Ersetzen durch.
- Auf Personengruppe klicken und die Personengruppe aus der Dropdown-Liste wählen.
- Auf Änderungen bestätigen klicken. Die neue Personengruppe wird auf die Personendatensätze angewendet.
Fehlern verstehen
Wenn bei der Suche nach den übereinstimmenden Datensätzen Fehler gefunden wurden, werden diese im Akkordeon “Fehler” angezeigt.
Es werden zwei Spalten angezeigt:
- Datensatzidentifikator. Der Datensatzidentifikator für den Datensatz, bei dem der Fehler aufgetreten ist
- Fehlergrund. Der Grund, warum die Suche nicht zu einem passenden Datensatz geführt hat.
Massenbearbeitung ausführen (CSV)
- In der Ansicht Kriterien festlegen sicherstellen, dass Datensatztypen auf Personen eingestellt ist.
- In der Ansicht Kriterien festlegen die Dropdown-Liste Datensatzidentifikator auswählen verwenden, um den Typ des Datensatzidentifikators in der CSV-Datei auszuwählen.
- Auf die Schaltfläche Aktionen klicken.
- Die CSV-Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen oder auf “Datei wählen, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen” klicken.
- Sobald die CSV-Datei hochgeladen ist, wird die Anzahl der übereinstimmenden Datensätze oben in der Ansicht Massenbearbeitung angezeigt. In der Vorschau werden die ersten zehn gefundenen Ergebnisse angezeigt. Wenn bei der Suche nach den übereinstimmenden Datensätzen Fehler gefunden wurden, werden diese im Akkordeon “Fehler” angezeigt.
- Aus dem Dropdown-Menü die Option Übereinstimmende Datensätze herunterladen (CSV) wählen.
- Die CSV-Datei wird auf das lokales Gerät heruntergeladen.
- Die CSV-Datei öffnen und die Änderungen an den gewünschten Feldern vornehmen. Je nach dem Programm, das zum Anzeigen und Bearbeiten von CSV-Dateien verwendet wird, muss möglicherweise geprüft werden, ob alle Felder als “Text” verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Änderungen von der App für Massenbearbeitung korrekt verarbeitet werden.
- Die CSV-Datei auf dem lokalen Rechner speichern.
- In der App Massenbearbeitung auf die Schaltfläche Aktionen klicken.
- Massenbearbeitung (CSV) starten wählen.
- Die CSV-Datei mit den bearbeiteten Datensätzen per Drag & Drop in das Feld ziehen oder auf “Datei wählen, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen” klicken.
- Auf Weiter klicken.
- Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem die Anzahl der Datensätze angegeben wird, die aktualisiert werden, sobald die Änderungen bestätigt sind.
- Auf Änderungen übernehmen klicken.
- Sobald die Änderungen bestätigt sind, wird die Anzahl der geänderten Datensätze oben in der Ansicht Massenbearbeitung angezeigt. In der Vorschau werden die ersten zehn gefundenen Ergebnisse angezeigt. Wenn beim Aktualisieren der Personendatensätze Fehler gefunden wurden, werden diese im Akkordeon Fehler angezeigt.
- Um alle geänderten Datensätze anzuzeigen, auf Aktionen > Geänderte Datensätze herunterladen (CSV) klicken.
- Um alle Datensätze anzuzeigen, bei denen Fehler gefunden wurden, auf Aktionen > Fehler herunterladen (CSV) klicken.