TUB HH [eManagement] - Anmerkungen in Folio

Anmerkungen in Folio

• Anmerkungen werden nur im Lesemodus einer App als Akkordeon angezeigt, nicht im Bearbeitungsmodus
• Anmerkungen können App-übergreifend genutzt werden. Wir nutzen sie aber vorerst nur zentral in den Vereinbarungen
• Anmerkungen werden einmal erstellt und können dann in verschiedenen Datensätzen gleichzeitig genutzt werden. Das heißt wenn man eine Anmerkung ändert, ändert man diese auch in allen anderen Vereinbarungen, in denen sie genutzt werden.

Siehe auch:

• GBV FOLIO Dokumentation > Einstellungen (Notizen)
• GBV FOLIO Dokumentation > eManagement > Vereinbarung Anmerkungen hinzufügen und entfernen

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer Vereinbarung

Möchte man eine bereits existierende Anmerkung zu einer Vereinbarung hinzufügen:

• öffnet man das Akkordeon “Anmerkungen” im Lesemodus
• Klickt auf Zuweisen/Entfernen
• Setzt ein Häkchen beim Status “nicht zugewiesen”
• setzt ein Häkchen bei der gewünschten Anmerkung und klickt auf “speichern*

Entfernen von Anmerkungen von einer Vereinbarung

Hat man eine Aufgabe erledigt kann die Anmerkung von der Vereinbarung entfernt werden:

• Akkordeon “Anmerkungen” öffnen
• Auf “Zuweisen/Entfernen” klicken
• Ein Häkchen beim Status “zugewiesen” setzen
• bei der zu entfernenden Anmerkung das Häkchen löschen und auf “speichern” klicken
• Achtung! Die Anmerkung kann nur entfernt werden, wenn sie noch mindestens an einer weiteren Vereinbarung hängt. Deshalb werden alle erstellten Anmerkungen in der Vereinbarung “tub: Verwaltung von Anmerkungen” gespeichert

Eine neue Anmerkung erstellen

1. Eine Vereinbarung öffnen
2. In der Leseansicht das Akkordeon “Anmerkungen” öffnen
3. Auf “neu” klicken
4. Es öffnet sich ein neues Fenster
5. Einen Anmerkungstyp auswählen (wählt man keinen aus, wird automatisch der 1. Typ vergeben)
6. Einen Anmerkungstitel vergeben
7. Weitere Angaben zur Anmerkung in “Details” vergeben. Hier können z.B. Links gesetzt und Listen erstellt werden
8. Auf Speichern und Schließen klicken. Die Anmerkung wird automatisch der geöffneten Vereinbarung hinzugefügt
9. Die Anweisung soll auch der Vereinbarung “tub: Verwaltung von Anmerkungen” hinzugefügt werden, damit sie immer mindestens einer Anweisung zugewiesen ist

Löschen von Anmerkungen

• Wird eine Anmerkung nicht weiter verwendet, kann sie komplett gelöscht werden.
• Durch das Löschen wird sie aus allen Vereinbarungen/Datensätzen entfernt.
• Damit dies nicht ungewollt passiert, wurde die Berechtigung zum Löschen von Anmerkungen bei den normalen Folio Benutzern entfernt
• Eine Anmerkung kann somit nur von einem Benutzer mit Admin-Rechten gelöscht werden
• Zum Löschen:
  • Eine Anmerkung in einer Vereinbarung löschen
  • Sicher stellen, dass die Anmerkung wirklich gelöscht werden soll
  • Auf “Aktionen” und dann auf “löschen” klicken

Anmerkungen sortieren

1. Das Akkordeon “Anmerkungen” in einer Vereinbarung öffnen
2. Über 3. Spalte auf “Typ” klicken. Jetzt wird ein Pfeil angezeigt
3. Durch wiederholtes klicken auf “Typ” werden die Anmerkungen nach ihrem Typ entweder aufsteigend oder absteigend sortiert
4. Die Typen sind so erfasst, dass zuerst die Priorität, danach die verschiedenen Aufgabentypen und zuletzt Anmerkungen mit dem Typ Information angezeigt werden

Anmerkungen bearbeiten

1. In einer Vereinbarung das Akkordeon “Anmerkungen” öffnen
2. Auf eine Anmerkung klicken
3. Oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “bearbeiten” klicken
4. Änderungen vornehmen, z.B. weitere Details ergänzen oder den Typ ändern
5. Auf “Speichern und schließen” klicken

Zuletzt geändert 12.02.2023