Lizenzverträge anlegen

Quellen: Folio
  1. In der Ansicht Lizenzverträge auf Aktionen > Neu klicken.
  2. Im Fenster Neuer Lizenzvertrag erstellen einen Namen für den Lizenzvertrag eingeben.
  3. Einen Typ aus der Dropdown-Liste wählen. Zum Beispiel lokal oder konsortial. Lizenzverträge werden in der App Einstellungen konfiguriert. Weitere Informationen sind unter Einstellungen > Lizenzverträge > Auswahllistenwerte zu finden.
  4. Einen Status aus der Dropdown-Liste wählen. Die Lizenzverträge werden in der App Einstellungen konfiguriert. Weitere Informationen sind unter Einstellungen > Lizenzverträge > Auswahllistenwerte zu finden.
  5. (Optional) Um anzugeben, wann der Lizenzvertrag beginnt, ein Startdatum eingeben.
  6. (Optional) Um anzugeben, wann der Lizenzvertrag endet, ein Enddatum eingeben. Wenn der Lizenzvertrag kein Enddatum hat, die Checkbox Offenes Ende markieren.
  7. (Optional) In das Feld eine Beschreibung des Lizenzvertrags eingeben.
  8. (Optional) Einen alternativen Namen für den Lizenzvertrag hinzufügen. Weitere Informationen sind unter Alternative Namen, unten zu finden.
  9. (Optional) Die Felder in den Abschnitten Interne Kontakte, Organisationen, Hauptdokument, Bedingungen und Ergänzende Dokumente aus. Weitere Informationen zu den Feldern und Aktionen, die in diesen Abschnitten verfügbar sind, sind in den Abschnittsbeschreibungen weiter unten zu finden.
  10. Sobald alle gewünschten Informationen zum Lizenzvertrag eingegeben wurden, auf Speichern & schließen klicken. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, und der Lizenzvertrag wird gespeichert und in der Ansicht Lizenz angezeigt.

Alternative Namen

Alternative Namen sind andere Namen, die für den Lizenzvertrag gewünscht sind, wie z.B. Abkürzungen oder frühere Namen. Jeder als alternativer Name eingegebene Wert ist in der App Lizenzverträge durchsuchbar.

Alternativen Namen hinzufügen

Anmerkung: Das Hinzufügen eines alternativen Namens ist optional, aber wird Alternative Namen hinzufügen geklickt, muss ein alternativer Name eingeben werden oder den alternativen Namen muss gelöscht werden, um den Datensatz des Lizenzvertrags zu speichern.

  1. Auf Alternative Namen hinzufügen klicken.
  2. Den alternativen Namen für den Datensatz des Lizenzvertrags in das Feld eingeben.
  3. Den Vorgang nach Bedarf wiederholen. Der alternative Name wird gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Alternativen Namen löschen

  1. Den alternativen Namen suchen, der gelöscht werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Der alternative Name ist gelöscht und wird aus dem Datensatz entfernt, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Interne Kontakte

Interne Kontakte sind in der Regel die Personen innerhalb der Bibliothek, die bei Fragen zu dem Lizenzvertrag kontaktiert werden müssen. Beispielsweise den ERM-Bibliothekar, der für Verlängerungen zuständig ist, den Unterschriftsberechtigten für Lizenzverträge oder den Fachreferenten, der für die Überprüfung von Inhalten im Vorfeld von Verlängerungen verantwortlich ist. Einem Datensatz können mehrere Kontakte zugewiesen werden, aber jeder Kontakt, der hinzugefügt wird, muss einen Personendatensatz in der App Personen haben.

Internen Kontakt hinzufügen

  1. Auf Internen Kontakt hinzufügen klicken.
  2. Auf Person verknüpfen klicken.
  3. Im Dialog Person auswählen den Namen oder einen Teil des Namens der Person in das Suchfeld in der Ansicht Personensuche eingeben und auf Suche klicken. Die Ergebnisse der Benutzersuche werden angezeigt.
  4. (Optional) Die Ergebnisse nach Status oder nach Personengruppe filtern.
  5. Auf die Person klicken, die ausgewählt werden soll. Die Person wird dem Datensatz des Lizenzvertrags als interner Kontakt hinzugefügt.
  6. Die Rolle des internen Kontakts aus der Dropdown-Liste wählen. Die Werte, die in der Dropdown-Liste erscheinen, können unter Einstellungen > Lizenzverträge > Auswahllistenwerte konfiguriert werden.
  7. Die Schritte 1-6 je nach Bedarf wiederholen. Die internen Kontakte werden gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Internen Kontakt entfernen

  1. Den internen Kontakt suchen, der entfernt werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Der interne Kontakt wird aus dem Datensatz entfernt, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Internen Kontakt ersetzen

  1. Den internen Kontakt suchen, der entfernt werden soll.
  2. Auf Person ersetzen klicken.
  3. Die Schritte 3-6 unter “Internen Kontakt hinzufügen” wiederholen.

Organisationen

Organisationen sind alle Institutionen, mit denen die Bibliothek in Verbindung steht.  Es könnte zum Beispiel der Lizenzgeber als Organisation hinzugefügt werden. Es können mehrere Organisationen zu einem Datensatz hinzugefügt werden, aber die Organisationen müssen zunächst in der App Organisationen erstellt werden. Um eine Organisation als Hauptorganisation festzulegen, das Feld Als primäre Organisation festlegen markieren.

Organisation hinzufügen

  1. Auf Organisation hinzufügen klicken.
  2. Im Feld Organisation auf Organisation verknüpfen klicken.
  3. Im Dialog Organisation wählen im Suchfeld der Ansicht Suche & Filter den Namen der Organisation eingeben oder die Dropdown-Liste Alle verwenden, um nach bestimmten Organisationsparametern zu suchen, und auf Suchen klicken. Weitere Informationen sind unter Organisation suchen zu finden.
  4. (Optional) Die Ergebnisse nach Status der Organisationen, Tags, Ist Lieferant, Land, Sprachen oder Zahlungsart filtern.
  5. Auf die Organisation klicken, die ausgewählt werden soll. Das Dialogfeld Organisation auswählen wird geschlossen und die Organisation wird dem Lizenzvertrag hinzugefügt.
  6. Die Rolle der Organisation aus der Dropdown-Liste wählen. Die Werte, die in der Dropdown-Liste erscheinen, können unter Einstellungen > Lizenzverträge > Auswahllisten konfiguriert werden.
  7. (Optional) Im Feld Notiz Anmerkungen zu der Organisation eingeben.
  8. Die Schritte 1-7 nach Bedarf wiederholen. Die Organisation wird gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Organisation entfernen

  1. Die Organisation suchen, die entfernt werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Die Organisation wird aus dem Datensatz entfernt, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Organisation ersetzen

  1. Die Organisation suchen, die ersetzt werden soll.
  2. Auf Organisation ersetzen klicken.
  3. Die Schritte 3-7 unter “Organisation hinzufügen” wiederholen.

Hauptdokumente

Ein Hauptdokument ist jedes zentrale Dokument, das für den Lizenzdatensatz relevant ist, z.B. der Lizenzvertrag oder die Nutzungsbedingungen. In diesem Abschnitt kann der physischen und/oder elektronischen Standort der Hauptdokumente angeben werden. Hier können auch Dokumente hochgeladen werden, um bei der Auswertung von Lizenzverträgen in FOLIO leichter darauf zugreifen zu können.

Hauptdokument hinzufügen

  1. Auf Hauptdokument hinzufügen klicken.
  2. Einen Namen in das Feld eingeben.
  3. (Optional) Eine Notiz zu dem Hauptdokument eingeben.
  4. Es muss mindestens einen der folgenden Schritte ausgeführt werden:
    • Eine Datei in den Lizenzvertrag hochladen, indem die Datei per Drag & Drop in das Feld Drag & Drop zum Hochladen gezogen wird oder auf oder Datei auswählen klicken.
    • Physischer Standort des Dokuments in das Feld eingeben.
    • Die URL des Dokuments in das Feld eingeben.
  5. Die Schritte 1-4 je nach Bedarf wiederholen. Das Hauptdokument wird gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Hauptdokument entfernen

  1. Das Hauptdokument suchen, das entfernt werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Das Hauptdokument wird aus dem Datensatz entfernt, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Bedingungen

Bedingungen sind die Nutzungsbedingungen, die festlegen, was mit den lizenzierten Inhalten getan werden kann und was nicht. In FOLIO können die Bedingungen, die in den Lizenzverträgen erscheinen, durch Konfigurationen in der App Einstellungen festgelegt werden. In der App Einstellungen werden die Bezeichnung, der Typ, die Standardsichtbarkeit und der Status der Bedingungen (primär oder optional) festgelegt. Weitere Informationen sind unter Einstellungen > Lizenzverträge > Bedingungen zu finden.

Primäre Bedingungen erscheinen standardmäßig in jedem Lizenzvertrag. Optionale Bedingungen können auf Lizenzvertragsbasis hinzugefügt werden.

Primären Bedingung ausfüllen

Wenn ein Bedingung in der App Einstellungen als primär definiert ist, erscheint sie immer als Option in einem Lizenzvertrag. Das Feld Wert eines primären Begriffs kann leer gelassen oder die Option Nicht belegt gewählt werden, aber primäre Bedingungen können nicht aus dem Lizenzvertrag entfernt werden.

  1. Das Feld Wert ausfüllen, indem entweder Text eingeben, mit den Auf- und Abwärtspfeilen eine ganze Zahl festgelegt oder eine Option aus der Dropdown-Liste ausgewählt wird. Der Wert ist die Definition der Bedingung bzw. die Antwort auf die Bedingung.
  2. (Optional) Eine interne Notiz in das Feld eingeben. Jeder Text, der hier eingegeben wird, wird intern für Personen in FOLIO angezeigt.
  3. Die Sichtbarkeit der Bedingung aus der Dropdown-Liste wählen. Die Sichtbarkeit gibt an, ob die Bedingung intern (nur innerhalb von FOLIO) oder extern für die Öffentlichkeit, z.B. im Katalog, angezeigt werden soll.
  4. (Optional) Eine Öffentliche Notiz in das Feld eingeben. Jeder Text, der hier eingegeben wird, wird extern für die Öffentlichkeit angezeigt.
  5. Die Schritte 1-4 für so viele primäre Bedingungen wie gewünscht wiederholen. Die Bedingungen werden gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Optionale Bedingung hinzufügen

Eine Bedingung ist optional, wenn sie in der App Einstellungen nicht als primär definiert ist. Optionale Bedingungen werden nicht automatisch in einem Lizenzvertragsdatensatz angezeigt.

  1. Auf Bedingung hinzufügen klicken.
  2. Den Namen der Bedingung aus der Dropdown-Liste wählen.
  3. Die Schritte 1-4 unter “Primären Bedingung ausfüllen” ausführen.
  4. So viele optionale Bedingungen wie gewünscht hinzufügen. Die Bedingungen werden gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Optionale Bedingung entfernen

  1. Die optionale Bedingung suchen, die entfernt werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Die optionale Bedingung wird aus dem Datensatz entfernt, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Ergänzende Dokumente

Ein ergänzendes Dokument ist jedes zusätzliche Dokument, das für den Lizenzvertrag relevant ist.

Ergänzendes Dokumente hinzufügen

  1. Auf Ergänzendes Dokumente hinzufügen klicken.
  2. Einen Namen in das Feld eingeben.
  3. Eine Kategorie aus der Dropdown-Liste wählen. Kategorien für Zusatzdokumente können in der App Einstellungen unter Einstellungen > Lizenzverträge > Auswahllisten konfiguriert werden.
  4. (Optional) Eine Notiz zu dem Ergänzenden Dokumente eingeben.
  5. Es muss mindestens einer der folgenden Schritte ausgeführt werden:
    • Eine Datei in den Lizenzvertrag hochladen, indem die Datei per Drag & Drop in das Feld Drag & Drop zum Hochladen gezogen wird oder auf oder Datei auswählen klicken.
    • Physischer Standort des Dokuments in das Feld eingeben.
    • Die URL des Dokuments in das Feld eingeben.
  6. Die Schritte 1-5 je nach Bedarf wiederholen. Das Zusatzdokument wird gespeichert, sobald der Lizenzvertrag gespeichert wird.

Ergänzendes Dokumente entfernen

  1. Das ergänzende Dokument suchen, das entfernt werden soll.
  2. Auf das Mülleimersymbol klicken. Das ergänzende Dokument wird aus dem Datensatz entfernt, sobald die Vereinbarung gespeichert wird.
Zuletzt geändert 01.02.2023