TUB HH [ERM] - Vorgangstemplate: Paket - Ergänzung via Pick and Choose

Quellen: Originalquelle & GBV

Start der Bearbeitung

  • Im Gitlab das Paket-Issue der eigenen Person zuordnen
  • Das Issue in die Spalte “Pakete in Bearbeitung” schieben Möglicherweise kann die eigentliche Vereinbarung dupliziert werden, um die Vereinbarung für die Festkäufe anzulegen. Alternativ ist häufig auch schon eine Vereinbarung für die Festkäufe aus den letzten Jahren angelegt. Hier kann einfach eine neue Vereinbarungskomponente angehängt werden. Erst wenn noch keine Vereinbarung erstellt wurde, muss eine Neue angelegt werden.
  1. Vereinbarung (eManagement App)
  • als Startdatum das Datum des ersten gültigen Lizenzvertrages eintragen
  • Enddatum nicht belegen
  • Interne Kontakte ggf. überprüfen und entsprechend anpassen
  • Besteht eine Verbindung zu einer bereits eingegeben Vereinbarung, diese mit der vorliegenden verknpüfen
  • Machen wir noch nicht ~Ggf. Dokumente verknüpfen, die mit der Vereinbarung im Zusammenhang stehen (z.B. Angebot, Bestellung)~
  • Ggf. Tags zum Bearbeitungsstand vergeben
  1. Lizenzvertrag
  • frühere/abgelaufene Lizenzverträge verknüpfen
  • Status eingeben
  1. Organisationen
  • Organisation verknüpfen (wenn sich diese zum Vorjahr geändert hat)
    • Ansprechpersonen überprüfen
  • Organisation ggf. anlegen
  1. GOKb

  • Prüfen, ob für die Festkäufe eine Excel-Datei existiert (bspw. gespeichert als “Fachreferat an Springer” auf Laufwerk (G:) - Verlage, Pakete, Datenbanken - sortiert nach Verlag)

  • Aus den Angaben eine KBART-Datei erstellen

    • Falls notwendig KBART-Datei beim Verlag anfordern (wenn Datei nicht selbst erstellt werden kann)

  • Sind Plattform und Anbieter schon vorhanden? Wenn nicht, den Anbieter bearbeiten und die Plattform anlegen, bzw. den Anbieter neu anlegen

  • Das Paket anlegen

  • KBART-Liste hochladen

    • Prüfen: Wurde die KBART-Liste korrekt hochgeladen? Werden die Titel im Paket angezeigt?

  • Hat das Hochladen der KBART-Datei nicht funktioniert, Fehler herausfinden (ggf. Rücksprache mit VZG/hbz)

  • Ist die KBART-Datei nur mit großem Aufwand korrigierbar, den Verlag anschreiben und um eine korrekte KBART-Datei bitten.

    4.1 GOKb / Folio - Upload

    • Ist das Paket vollständig in Folio angekommen? (Prüfbar meist erst am nächsten Tag)
    • Wenn nicht:
      • Fehlerprotokoll in Folio überprüfen (Lokale-KB-Verwaltung) - Gibt es Auffälligkeiten?
      • Ist das Paket in der GOKb auf “geprüft” und “bestätigt” gesetzt?
  1. E-Ressourcen (eManagement App)
  • In der Such- und Filter-Spalte unter E-Ressourcen nach dem entsprechenden Paket suchen
  • Ist das Paket vorhanden, dieses aufrufen und zur Merkliste hinzufügen.
  • Titel/Pakete aus der Merkliste der Vereinbarungskomponente hinzufügen
  • Eingeben in welchem Zeitraum das Paket aktiv ist
  • Die neue Vereinbarungskomponente speichern
Zuletzt geändert 14.02.2023