TUB HH [ERM] - Vorgangstemplate: Paket - Ersterfassung Journals
Quellen: Originalquelle & GBV
Stand 2022-02-03
Start der Bearbeitung
- Im Gitlab das Paket-Issue der eigenen Person zuordnen
- Das Issue in die Spalte “Pakete in Bearbeitung” schieben
- Lizenzvertrag
- Vertrag ist abgeschlossen und ggf. schon unterzeichnet
- Vertrag auf J unter elektronische Materialien speichern
- den aktuellen Lizenzvertrag in der Lizenzverträge-App anlegen
- frühere/abgelaufene Lizenzverträge anlegen, aber die Lizenzbedingungen nicht ausfüllen
- Sofern seitens des Anbieters kein Vertragswerk existiert, die AGBs hochladen bzw. auf Anbieterseite mit den aktuell gültigen AGBs verlinken
- Organisationen verknüpfen und Rolle vergeben, ggf. in der Organisationen-App anlegen oder ergänzen/korrigieren (siehe 5.)
- Als Zeitraum die Zeit angeben, in der der Vertrag gültig ist (bei Konsortialverträgen, den Lizenzzeitraum für das Konsortium, auch wenn wir später beigetreten sind)
- Interne Kontakte: Fachreferat verknüpfen (kann man gut aus dem ACQ übernehmen)
- Lizenzbedingungen eingeben (Vorgaben zur Erfassung im Workflow Ersterfassung beachten)
- Lizenzvertrag und ggf. weitere Dokumente in der App speichern
- Vereinbarung (eManagement App)
- Kopf ausfüllen
- Fachreferat verknüpfen
- Organisationen verknüpfen und Rolle vergeben, ggf. in der Organisationen-App anlegen oder ergänzen/korrigieren (siehe 5.)
- Aktuelle und ggf. vergangene Vereinbarungsperioden eingeben (Kann sich von Gültigkeit des Lizenzvertrags unterscheiden)
- Verknüpfung mit zugehörigen Lizenzverträgen (früheren, aktuellem und ggf. zukünftigem)
- Ergänzende Eigenschaften eingeben (wenn vorhanden Infos aus Media-Wiki übernehmen)
- Kategorie und Vermerk auf Pakete-Seite im Media-Wiki eintragen (siehe Workflow)
- Ggf. Tags zum Bearbeitungsstand vergeben
- Machen wir noch nicht ~Ggf. Dokumente verknüpfen, die mit der Vereinbarung im Zusammenhang stehen (z.B. Angebot, Bestellung)~
- Besteht eine Verbindung zu einer bereits eingegeben Vereinbarung, diese mit der vorliegenden verknpüfen
- E-Ressourcen (eManagement App)
- In der Such- und Filter-Spalte unter E-Ressourcen nach der entsprechenden Datenbank suchen
- Ist das Paket vorhanden, dieses aufrufen und zur Merkliste hinzufügen.
- Titel/Pakete aus der Merkliste der Vereinbarungskomponente hinzufügen
- Eingeben in welchem Zeitraum das Paket aktiv ist
- Die neue Vereinbarungskomponente speichern
- Organisationen
- Wenn die benötigten Organisationen noch nicht angelegt sind:
- in der Organisationen-App anlegen
- im Lizenzvertrag und in der Vereinbarung verknüpfen (das können allerdings unterschiedliche Organisationen sein) verknüpfen.
- Wenn die Organisation bereits angelegt ist:
- In der entsprechenden App verknüpfen
- Falls vorhanden, Kontaktdaten in der Organisationen-App mit den Daten auf Lizenzvertrag und anderen Unterlagen abgleichen und ggf. korrigieren
- Prüfen ob Daten zu ergänzen sind, wie z.B. Ansprechpersonen, die im Wiki aufgeführt sind, sonstige Webseite und Kontaktangaben.
- Wenn vorhanden, Admin-Zugangsdaten aus Media-Wiki übernehmen, vorher prüfen, ob noch aktuell.
- Im Media-Wiki beim jeweiligen Eintrag, nach Übernahme der Daten in Folio, das Folio-Logo einfügen (aus Vorlage übernehmen)
- Sonstiges/Bearbeitungsstand/Bearbeitungs-Aufschub
- Nach vollständiger Bearbeitung des Pakets oder bei internem Klärungsbedarf das Paket-Issue im Gitlab in die Spalte “Nächste Teamsitzung” schieben
- Kann ein Paket/Vertrag nicht vollständig bearbeitet werden, weil z.B. ein Dokument fehlt oder weil wir auf die LAS:eR-Anbindung warten, wird in Folio ein entsprechendes Tag vergeben und das Paket-Issue im Gitlab erstmal in OnHold geschoben
- Sobald die entsprechenden Dokumente vorhanden sind und die Bearbeitung fortgesetzt wird, das Tag in Folio wieder löschen.