TUB HH [Dashboard] - Widgets erstellen (Kurzanleitung)

Dashboard allgemein

Das Dashboard in Folio dient dazu, den Überblick über einzelne Vorgänge in Folio nicht zu verlieren. Bisher können im Dashboard Daten aus der Lizenzverträge-App und der eManagement-App abgerufen und dargestellt werden. Jeder Folio-Nutzer kann sich selbst “Widgets” erstellen, in dem er Filter verwendet und Regeln erstellt.

Ein neues Widget anlegen

1. Das Dashboard aufrufen

2. Auf “Aktionen” und dann auf “Neu” klicken

3. Im Feld “Widget-Name” einen Namen vergeben:

   • Der Name sollte möglichst genau beschreiben, was im Widget dargestellt wird, damit man auch nach mehreren Wochen noch nachvollziehen kann, welche Daten abgerufen werden, z.B.:
     • “Alle AKTIVEN Lizenzverträge, die in den nächsten 3 Monaten ablaufen”
     • “Alle Vereinbarungen, die bis 31.12.2022 ablaufen”
     • “Alle Vereinbarungen mit einer eingetragenen Stornierungsfrist im Jahr 2022”
     • “Alle Vereinbarungen, an denen das Fachreferat 3 beteiligt ist”

4. Im Feld Widget-Definition ist die App auszuwählen aus der Daten ins Widget übernommen werden sollen (ERM-Agreement = eManagement-App)

5. Nach Auswahl der App öffnen sich mehrere Akkordeons

6. Im Akkordeon Filter ein Feld aus dem Vereinbarungsformular auswählen, nach dem man filtern möchte und eine entsprechende Regel aufstellen.

   • Hier einige Beispiele anhand von Screenshots:

     • Ich möchte eine Liste aller aktiven Vereinbarungen, die “Springer” im Namen haben:

     • Ich möchte alle Vereinbarungen angezeigt bekommen, bei denen die Stornierungsfrist ab dem heutigen Tag innerhalb der nächsten 3 Monate abläuft:

     • Ich möchte alle Vereinbarungen angezeigt bekommen an denen das Fachreferat 3 beteiligt ist - hierfür wird ein Suchfenster in der Personen-App geöffnet, um die Person bzw. das Fachreferat auszuwählen:

       

7. Akkordeon Ergebnisanzeige

   • Anzahl der Zeilen: Auswählen wieviele Zeilen/Treffer im Widget gleichzeitig dargestellt werden sollen
   • Sortieren nach: Auswählen, nach welcher Eigenschaft/ welchem Feld die Zeilen im Widget sortiert werden sollen
   • Sortierrichtung: absteigend oder aufsteigend
   • Spalten hinzufügen: Welche Felder, z.B. aus einer Vereinbarung sollen pro Treffer im Widget angezeigt werden, z.B. der Name der Vereinbarung, der Status, sowie das Enddatum. Die Anzeige würde dann so aussehen:

8. Auf “Speichern & schließen” klicken. Das Widget wurde nun erstellt.

Widget anlegen, das eine Suche beinhaltet

• Im Akkordeon “Suche” während der Erstellung eines Widgets kann ein Suchbegriff eingegeben werden
• Es kann nach dem Namen der Vereinbarung, nach dem Alternativen Namen und nach der Beschreibung gesucht werden
• z.B. alle Titel mit Springer im Namen:

• Das Suchergebnis wird dann nach dem Speichern im Widget selbst angezeigt

Widgets bearbeiten oder Löschen

Jedes Widget lässt sich bearbeiten und löschen. Dazu klickt man auf die 3 Punkte oben rechts im Widget. Es öffnet sich ein Auswahl-Menü mit den Funktionen “bearbeiten” und “löschen”

Ein Widget aktualisieren

Widgets werden automatisch regelmäßig aktualisiert. Man kann sie aber auch manuell aktualisieren, in dem man im Widget unten links auf den runden Pfeil klickt

Besonderheiten

• Bei der Filterung nach Tags muss man den genauen Namen des Tags wissen und diesen manuell im Feld “Wert” eingeben
• Möchte man nach einer bestimmten Verlängerungspriorität filtern, muss man den entsprechenden Wert zum Label kennen. Diesen erhält man nur über die Einstellungen der eManagement-App. Dort wählt man “Auswahllistenwerte” aus und die Auswahlliste “SubscriptionAgreement.RenewalPriority”. Dort bekommt man die entsprechenden Werte angezeigt.
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Zuletzt geändert 15.02.2023